1. 物流規劃項目管理框架與12個要點

        物流規劃項目管理框架與12個要點 工作思考


        一、項目立項

        1項目需求識別

        —— 物流規劃項目主要聚焦在管理類和工程類

        物流規劃項目分為很多類型,各種類型的企業也會有不同的方向,大致可以分為物流戰略規劃、物流網絡規劃、城市物流配送、倉儲規劃、生產物流規劃、物流創新項目。從規劃方向上可以分為兩大類:

        第一類,物流戰略規劃和創新物流項目,物流戰略規劃需要利用行業資源和信息,以戰略管理為技術框架基礎,完成規劃方案的設計。這類項目范圍廣,需求整理的難度大,耗時長。創新項目需要根據甲方的具體物流需求,全新的整理規劃框架,對于項目經理的專業架構能力要求高,需要快速將項目需求整合為一個規劃技術框架,確定輸入、模型與邏輯、輸出,完成后用于任務分配。

        第二類,傳統物流項目,另外四種項目是以物流專業本身的核心知識體系,包括物流管理理論、行業應用性、運籌學方法模型等,這類項目技術架構成熟,只需要根據甲方的需求,確定項目背景和預算,制定項目的任務和計劃然后繼續往后推進。

        另外,在項目需求識別中還需要識別項目的深度是如何,如只是對項目進行可行性研究,還是進行概念性規劃與設計,或者是詳細設計,以及需要有具體的落地實施的方案。這些不同的深度對于項目在規劃與設計技術上以及項目管控上都有不同的需求,包括在項目人員組織結構上也有不同的配置,因此還需要在項目深度上進行識別。

        對于不同需求類型的識別與區分是項目順利推進的基礎,只有準確認識了項目,才能正確的分配項目資源。

        2定準備項目立項書(或建議書)

        —— 通常以物流技術架構為核心再嫁接項目管理

        第一,   構建技術架構

        任何一個物流規劃項目都需要一個技術架構,技術架構既是整個項目推進的技術方法,也是項目管理與控制的工具,一個好的技術架構后續可以拆分為項目任務,同時可以成為項目團隊對內和對外溝通的基礎,確保項目既可以具備完整性,也可以具備靈活性。

        第二,   項目任務拆分

        任務拆分是項目計劃與控制的關鍵,任務的拆分分為兩個方面:一個是,根據技術架構中任務所需要的方法進行拆分,比如配送、倉儲、布局等,根據不同的技術需求類型分配到不同的人或者用不同的工具完成;另一個是,按照具體需求模塊進行拆分,一般來說,項目中想完成的,和項目中能完成的會有一定的差別,那么,需要通過任務的拆分,進行分階段完成,可以計劃一部分為當前項目完成,一部分為后期完成。

        第三,   項目交付物(或提交資料)

        物流規劃的交付物至關重要,只有通過交付物才能知道最后能得到什么東西,交付物可以分為兩類,一類是通過項目實施后可以形成的文檔,比如主體方案報告(word/ppt)、各個分類報告(word/ppt/excel)、方案視頻,有的項目還包含調研音頻等,另一類是知識轉移,比如培訓,課程等,能夠讓團隊成員提升專業能力,也可以成為交付物。

        第四,   項目計劃

        不同的物流規劃項目周期區別比較大,有的項目一個月內可以完成,有的項目需要半年甚至更長的時間,也有的項目會分期完成,那么時間更長。所以項目計劃需要從專業的角度給甲方或團隊進行目標和任務的分類,什么時間內完成什么樣的內容,需要清晰的呈現,這樣才能說服甲方或內部管理層同意開展項目,也為后期的項目實施奠定一個成功項目的基礎。

        第五,   項目團隊

        物流規劃項目團隊對于一個成功的項目至關重要,根據具體的項目制定,項目總監、項目經理、項目成員,人員的選擇需要根據對項目的分析和把控,選擇合理的人員參與到項目中,并且進行合理的分工。

        第六,   項目預算

        項目推進和實施需要項目預算,一方面是外包,如規劃、設計等,另一方面是實施,如設施建設或軟硬件投入等。有的規模比較大的項目預算可能達到數千萬或上億。但是這么多資金的投入如何確保這些預算是合理的,那么就需要在前期有個初步的分階段投入的計劃。將每個階段完成的項目任務與投入相結合,分別呈現出每個階段預算投入的合理性,這樣更容易控制項目風險,也更利于項目立項的成功。


        二、項目實施與控制


        1建立項目目標

        —— 盡快確認項目的目標與頂層

        物流規劃項目進入了規劃與設計階段,通過對各環節或者人員進行了詳細調研后,會構建更加明確的目標,以最終的目標來制定和調整計劃。而且一個成功的項目一定需要制定明確的目標,如果目標模糊會導致技術架構、任務拆分與分配等一系列的錯誤。在目標進行調整時,也需要進行盡快的修正,確保項目方向的準確。


        2確定項目范圍

        —— 確定項目的限制性條件和項目邊界

        物流規劃項目在項目過程中,不管是甲方還是乙方都會和項目組織中的相關各層面人員溝通,甚至還會和其他相關的供應商溝通。在溝通中會產生出項目內的和項目外的事件,那么確定該項目的范圍,梳理清楚哪些事件是項目內的主要事件或任務,哪些事件是輔助事件或者不屬于該項目內,對于項目順利完成非常關鍵。一個有經驗的項目經理,可以很清楚的理清項目的范圍并且引導團隊在項目范圍內推進項目。


        3項目任務分解

        —— 用物流規劃方法對項目構建系統性架構與任務

        工作分解結構是物流規劃項目的核心,規劃項目中所有活動的開展都圍繞WBS開展,而WBS的制作對于項目經理的物流知識體系要求非常高,物流行業(現代物流管理)本身是一個“年輕”的行業,有經驗的物流規劃項目經理很稀缺,搭建一個物流規劃項目的WBS既需要融合多學科的方法論框架,也需要豐富的物流實踐經驗,以及項目管理經驗。

        物流規劃項目WBS的制作需要有一個整體的框架,并且確保這個框架是完整、嚴謹和專業的??蚣苤贫ê笮枰趫F隊內部以及和甲方進行溝通,確認這個框架的準確性,并且可以作為一個項目推進的基準。按照這個結構完成后能夠達到項目的目標,以及提供項目中的所有交付物。根據項目需求分多層級進行拆分,通常情況底層會拆分到近百個要素,復雜項目的子任務會更多,因此WBS對于物流規劃項目來說是一個非常核心的部分。


        4分配責任

        —— 項目任務分配到責任人

        通過工作分解結構分配出來的任務責任,最后落實到具體的物流規劃項目成員的工作中,項目經理需要嚴格按照分配責任的任務去進行項目的工作任務管理,找到相關責任人,推進工作,規避風險。


        5項目過程控制

        —— 反復確認階段成果并及時修正變更內容

        根據項目推進計劃,項目經理在項目實施中嚴格把控每項任務的時間,和完成時的質量,物流規劃項目是一個相對抽象的項目工作,在任務節點中,通常是根據匯報會確定階段性的任務成果,對于項目經理的任務把控要求高。因此在任務完結時需要有會議紀要明確任務的成果,當任務需要延期,或者是有調整時,需要快速修正任務,并且和團隊以及決策層確認修正后的任務內容,及時控制項目風險,否則項目將會因此失控,甚至導致項目失敗。

        另外,物流規劃項目中有很多需要溝通討論的部分,每個任務中都會有項目的相關對接人,在方案設計中,需要積極、充分的與甲方的項目經理溝通,由甲方的項目經理協調對接人,將方案設想,以及方案中的設計細節進行詳細溝通。如果有異議,可以通過研討會進行溝通,并且進行方案的修正,直到有大家能達成共識的方案。這些工作內容都需要在項目匯報會前完成,匯報會上只需要進行決策,而不需要討論細節問題。


        6項目溝通

        —— 構建合理的雙方項目人員組織和例會機制

        物流規劃項目實施過程中,需要建立相應的項目團隊,如果是外包項目,那么甲乙雙方分別確定項目負責人,項目委員會,各個分工職責下的項目成員。確定工作方式,如現場共同辦公,或者是獨立辦公。根據項目需求,制定周例會、雙周例會,每次會議紀要需要郵件形式發送到項目組內的所有人員,會議決議需要郵件或者簽字確認,做到信息可追溯。


        7明確項目計劃

        —— 物流規劃相對抽象,需要清晰呈現階段性成果

        物流規劃項目的項目計劃中,需要明確項目調研、概念性方案設計、詳細方案設計等幾個主要部分。其中,項目調研需要明確調研的時間和方式,完整、全面、合理的項目的調研是整個項目成功很重要的環節,因此在項目實施前需要有很明確的項目計劃。根據整體的項目計劃再在項目實施過程中制定單周詳細計劃和雙周計劃。


        8風險識別與控制

        —— 技術、變更和延期是物流規劃的主要風險

        第一,技術風險

        物流規劃項目中類型很多,每種類型甲方需求不同,對于每個需求下的技術框架非常重要,當需求理解不夠精準的時候可能出現技術框架的偏差,技術框架錯誤則可能導致項目失敗。

        技術風險控制方法:一是,充分理解甲方的需求,多作溝通和確認,反復提出問題確認關鍵技術點,直到明確了整個技術框架。二是,項目經理自己充分驗證技術框架的準確性,多換位思考、跨學科思考,在技術本身避免出現偏差。

        第二,變更風險

        物流規劃過程中甲方可能隨時會提出新的想法,而這些項目可能是隨著甲方的學習,或者是希望得到更多的成果而提出的項目以外的內容。這些潛在的任務變更都可能導致項目延期或者推進中出現困難。

        變更風險的控制方法:一是,需要識別甲方提出的想法是不是可以融入到之前的項目計劃中,如果從技術上可以融入則容易解決,如果無法融入而需要增加任務,便需要和甲方進行充分的溝通,說明這些想法并不是項目中的內容。二是,如果甲方堅持要將想法放進行項目中,則可以從技術的角度將這些新的想法放到第二階段解決,進行分階段規劃??傊?,乙方需要多與甲方溝通和引導。

        第三,延期風險

        項目實施中可能會因為各種原因出現項目延期的風險,比如甲方的時間原因導致既定工作無法開展,項目任務的增加,項目實施中追求細節方案而沒有按時完成,等等。項目延期同時也將帶來項目成本的增加,甲方無法按時進行后續建設工作等一系列的問題。

        延期風險的控制方法:一是,通過技術手段將任務進行靈活且合理的調整,應對項目異常和緊急的問題。二是,通過可追溯的信息記錄,確保在出現異常問題時,可以利用這些信息去做溝通確認,確保項目可以按既定的方向推進。

        項目過程中可能還會出現其他的風險,如甲方的負責人變更,公司戰略方向變化,項目團隊中成員的離開等等,這些內容不作詳細說明。


        三、項目團隊管理


        1項目經理

        —— 對項目經理要求具有較高的物流專業和管理能力

        第一,物流規劃項目經理的職責。物流規劃項目中,項目經理一是需要具備搭建整個技術性框架的能力,二是需要開展合理的項目任務管理,三是需要和項目相關人員進行項目溝通,四是需要對項目做好成本管理。

        第二,物流規劃項目經理的技能。項目經理一是需要具備該項目相關的各個學科的專業技能,二是需要具備良好的溝通能力,三是需要具備良好的抗壓能力。

        如果是外包的物流規劃項目,那么以上對于項目經理的技能可以分為甲方項目經理偏向項目進度管控和溝通,乙方的項目經理偏向技術。


        2項目工作中的沖突

        —— 分析沖突原因,采取合理策略消除沖突


        這里的沖突主要是描述組織和人員間的沖突。項目工作中發生意見沖突是很常見的現象,在發生沖突時,一是聚焦到工作任務,針對工作任務進行技術性或者管理上的研討,二是當沖突并不影響到項目推進和產生項目風險時,可以采取妥協的方式,三是如果沖突從技術和溝通上都無法消除,則可以通過項目范圍規定或者時間約束進行強行壓制??傊?,項目工作中的沖突盡量通過充分的溝通和引導去消除。


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